Firma organizuje sesję. Potrzebuje portretów do zakładki „Zespół”, zdjęcia grupowego na LinkedIn i kilku kadrów do rekrutacji. Czy jedna zgoda podpisana w dniu zatrudnienia wystarczy do wszystkich tych zastosowań?
Najpierw trzeba sprawdzić jej treść i rzeczywistą dobrowolność. Sam fakt zatrudnienia albo opłacenia fotografa przez firmę nie rozstrzyga zasad publikacji portretu. Najlepiej ustalić je przed sesją, kiedy można spokojnie zaplanować kadry i uwzględnić osoby, które nie chcą występować w komunikacji firmy.
Zdjęcie pracownika na stronie firmy: od czego zacząć?
W poradniku dotyczącym miejsca pracy UODO odróżnia służbowe dane kontaktowe od wizerunku pracownika: publikację jego zdjęcia na stronie internetowej wiąże z uzyskaniem dobrowolnej zgody. To wskazówka dotycząca typowej publikacji portretu, nie uniwersalna reguła dla wszystkich operacji na zdjęciach w zatrudnieniu. Inaczej mogą wyglądać sytuacje objęte przepisami szczególnymi. UODO, poradnik, s. 25.
Przy planowaniu sesji oddziel:
- zezwolenie pracownika na rozpowszechnianie jego wizerunku;
- podstawę i warunki przetwarzania danych osobowych;
- uprawnienia firmy do wykorzystania fotografii otrzymanych od fotografa.
To trzy kwestie do sprawdzenia, a nie trzy obowiązkowe osobne kartki. Prawa do fotografii i zezwolenie osoby na zdjęciu regulują różne przepisy ustawy o prawie autorskim, w szczególności art. 17 i 81.
Dobrowolność musi działać poza formularzem
W relacji pracownik-pracodawca podpis nie rozstrzyga sam w sobie, że decyzja była swobodna. Zależność służbowa może powodować presję. EROD wskazuje, że ze względu na tę nierównowagę dobrowolna zgoda pracownika jest możliwa tylko w wyjątkowych okolicznościach, gdy jej udzielenie lub odmowa nie powodują żadnych negatywnych konsekwencji. Pracodawca musi umieć wykazać rzeczywistą swobodę wyboru. Wytyczne EROD 05/2020, wersja 1.1, pkt 21-23.
Art. 22¹a § 1 i 3 Kodeksu pracy dopuszcza zgodę na przetwarzanie przez pracodawcę dodatkowych danych w granicach określonych tym przepisem. Nie zwalnia to z warunków zgody wynikających z art. 6 ust. 1 lit. a i art. 7 RODO. Art. 22¹a § 2 zabrania negatywnych konsekwencji braku lub wycofania takiej zgody: nie może to uzasadniać niekorzystnego traktowania, odmowy zatrudnienia ani rozwiązania umowy. Kodeks pracy, Dz.U. 2025 poz. 277 ze zm., art. 22¹a; RODO.
Nasza propozycja organizacyjna: zaproś pracowników do sesji wcześniej, pozwól odpowiedzieć prywatnie i nie odczytuj przy zespole listy osób, które odmówiły. Zapewnij możliwość odmowy udziału w sesji promocyjnej i publikacji portretu bez pogorszenia sytuacji pracownika, np. przez prezentację jego danych służbowych bez zdjęcia. Zaplanuj zdjęcie grupowe z udziałem osób, których sytuacja została wyjaśniona. Takie rozwiązania pomagają uniknąć nacisku w dniu zdjęć; nie zastępują oceny podstaw prawnych. Jeśli firma nie może zapewnić swobodnej odmowy, sam formularz nie pozwoli skutecznie oprzeć publikacji na zgodzie.
Strona firmy, LinkedIn i reklamy: rozpisz zastosowania
Zanim zamówisz liczbę ujęć, przygotuj brief publikacji:
- Zakładka „Zespół”: Które portrety będą prezentowane i jak będą aktualizowane?
- Firmowy profil LinkedIn: Czy zdjęcia pojawią się w zwykłych postach, kampanii rekrutacyjnej czy reklamie?
- Prywatny profil pracownika: Czy umowa z fotografem pozwala przekazać plik pracownikowi do takiego użycia?
- Materiały drukowane: Jakie nakłady i okres wykorzystania są planowane?
- Portfolio fotografa: Czy fotograf ma własne ustalenia pozwalające pokazać osoby z sesji?
To autorska lista do rozmowy między HR, marketingiem i fotografem. Nie zakłada, że każda zmiana formatu zawsze wymaga nowej zgody. Trzeba ustalić, czy mieści się w rzeczywiście uzgodnionym celu i zakresie.
Jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie, odrębne cele powinny mieć odrębny wybór: pracownik powinien móc zaakceptować portret w zakładce „Zespół”, a odmówić udziału w reklamie. Nowy cel poza zakresem dotychczasowej zgody wymaga nowej decyzji przed publikacją. EROD 05/2020, pkt 42-45 i 55-61.
Warto też ustalić podpisy: imię, stanowisko, oznaczenie konta i kontekst wypowiedzi. Portret nie powinien przypadkowo sugerować, że pracownik osobiście rekomenduje produkt lub wypowiada słowa napisane przez dział marketingu.
Zdjęcie grupowe nie rozwiązuje problemu automatycznie
Nie opieraj decyzji wyłącznie na tym, że w kadrze stoi dziesięć osób. Istotne jest, co fotografia przedstawia i jak eksponuje poszczególne osoby. Wyjątek dla wizerunku będącego szczegółem większej całości nie jest ogólnym zwolnieniem dla każdego zdjęcia grupowego. Art. 81 ust. 2 ustawy o prawie autorskim.
Przy pozowanej fotografii zespołu lepiej wcześniej uporządkować sytuację uczestników niż po sesji planować kadrowanie lub retusz. W planie zdjęciowym uwzględnij również wersje, które da się później aktualizować bez powtarzania całej sesji.
Informacja o danych i odpowiedzialność za pliki
Osoba fotografowana powinna otrzymać właściwą informację przy pozyskiwaniu od niej danych. Powinna ona obejmować m.in. administratora i kontakt, cele, podstawy, odbiorców, okres przechowywania lub kryteria jego ustalenia, właściwe prawa osoby, możliwość wycofania zgody i skargi do Prezesa UODO oraz dobrowolność podania danych i skutki odmowy. Gdy ma to zastosowanie, uwzględnij też kontakt do IOD oraz informacje o przekazywaniu danych poza EOG i zabezpieczeniach. Zakres dopasuj do procesu zgodnie z art. 13 RODO. O nowym celu poinformuj przed rozpoczęciem dalszego przetwarzania; sama informacja nie zastępuje potrzebnej podstawy prawnej.
Przed produkcją warto ustalić, kto przechowuje materiały, kto może je pobrać i kto obsługuje zgłoszenia pracowników. Nie zakładaj automatycznie, że fotograf zawsze pełni tę samą rolę w ochronie danych. Sposób współpracy i ewentualne wykorzystanie materiału we własnym portfolio wymagają odrębnej oceny.
Dobrym narzędziem organizacyjnym jest rejestr zaakceptowanych publikacji: osoba, numery plików, uzgodniony zakres i termin przeglądu. Nie musi być rozbudowany. Gdy korzystasz ze zgody RODO, możliwość jej wykazania jest obowiązkiem administratora: zachowaj także datę, treść decyzji i informacje przekazane pracownikowi. Sam rejestr plików nie zastąpi takiego dowodu. RODO, art. 7 ust. 1; EROD 05/2020, pkt 104-108.
Co po odejściu pracownika albo wycofaniu zgody?
Odejście z firmy jest dobrym momentem na przegląd zdjęć i podpisów. Portret byłego pracownika w sekcji aktualnego zespołu może wprowadzać odbiorców w błąd, niezależnie od innych ustaleń.
Jeżeli publikacja opiera się na zgodzie RODO, pracownik może ją wycofać w dowolnym momencie, bezpłatnie i równie łatwo jak jej udzielić. Trzeba go o tym poinformować przed uzyskaniem zgody. Wycofanie nie zmienia zgodności z prawem wcześniejszego, prawidłowego przetwarzania, ale wymaga zakończenia publikacji opartej na tej zgodzie. Nie wolno po fakcie zastąpić zgody „uzasadnionym interesem”, aby kontynuować tę samą promocję. RODO, art. 7 ust. 3; EROD 05/2020, pkt 113-123.
Gdy zachodzą przesłanki z art. 17 ust. 1 RODO i nie ma zastosowania wyjątek z ust. 3, dane trzeba usunąć bez zbędnej zwłoki. Zakończenie zatrudnienia nie oznacza jednak automatycznie obowiązku usunięcia każdego dokumentu. Dane niezbędne do odrębnego celu, np. wykonania obowiązku prawnego lub obrony roszczeń, mogą wymagać dalszego przechowywania na właściwej podstawie i przez uzasadniony okres. Nie daje to prawa do dalszego używania portretu w reklamie. RODO, art. 6 i art. 17.
Przegląd powinien objąć stronę, opublikowane i zaplanowane posty, aktywne reklamy oraz pliki przekazane partnerom. Przy usuwaniu danych uwzględnij powiadomienie odbiorców zgodnie z art. 19 RODO, z przewidzianym tam wyjątkiem niemożliwości lub niewspółmiernie dużego wysiłku. Gdy dane upubliczniono i trzeba je usunąć, sprawdź też obowiązek rozsądnego poinformowania innych administratorów o żądaniu usunięcia łączy lub kopii z art. 17 ust. 2. RODO.
Skutki cofnięcia zezwolenia na rozpowszechnianie wizerunku z art. 81 oceniaj odrębnie od wycofania zgody RODO. Przy sporze dotyczącym umowy, drukowanych materiałów lub dalszego przechowywania potrzebna jest indywidualna konsultacja prawna.
Checklista przed sesją zespołu
- Zapisz, do czego firma rzeczywiście potrzebuje zdjęć.
- Ustal z osobą odpowiedzialną za ochronę danych właściwe podstawy i dokumenty.
- Przekaż pracownikom informacje z wyprzedzeniem.
- Zaplanuj sposób udziału bez presji i bez publicznego tłumaczenia odmowy.
- Zleć fotografowi kadry odpowiadające uzgodnionym zastosowaniom.
- Sprawdź prawa do użycia zdjęć przez firmę i samych pracowników.
- Wyznacz osobę do aktualizacji publikacji i obsługi zgłoszeń.
Sesja biznesowa jest łatwiejsza, gdy formalności nie pojawiają się dopiero przy włączonym aparacie. Dobry brief pozwala skupić się na portretach, kontakcie z fotografem i spójnym materiale dla marki.
Planujesz zdjęcia zespołu w Gdańsku? Skontaktuj się z KARIROOM, podając liczbę osób i planowane zastosowania zdjęć. Dokumenty dotyczące pracowników dopasuj z osobą odpowiedzialną za sprawy prawne lub ochronę danych w Twojej firmie.
Materiały źródłowe sprawdzono 23.09.2026. Artykuł dotyczy typowych sesji wizerunkowych; nie obejmuje wszystkich zawodów i podstaw prawnych przetwarzania. Nie stanowi indywidualnej porady prawnej.